Neun Tipps gegen Bürokratie in der Pflege

Wer sich um einen Angehörigen kümmert, kämpft oft mit Anträgen und Formularen. Viele Fehler liegen im System. Was trotzdem helfen kann.

Von Elsbeth Bräuer , 27.05.2021

1. Nutzen Sie eine Pflegeberatung

Verhinderungspflege, Sachleistung, Entlastungsbetrag: Im Pflegedschungel schwirrt einem schnell der Kopf. Sie haben Anspruch auf eine kostenlose Beratung – nutzen Sie sie! Dort können Sie Ihre Situation schildern und bekommen systematisch erklärt, worauf Sie Anspruch haben. Martin Villeneuve von der Hamburger Angehörigenschule rät, die Beratung immer wieder in Anspruch zu nehmen – auch weil sich Fragen verändern können: "Anfangs machen viele alles selber und merken: Ich komme an meine Grenzen und brauche Unterstützung." Hier finden Sie eine Beratungsstelle in Ihrer Nähe.

2. Verwenden Sie Pflege-Apps der Kassen

Hilfreich gegen Zettelchaos: Viele Kassen bieten ihren Versicherten kostenlose Pflege-Apps an. Damit können Sie zum Beispiel Rechnungen oder Kostenvoranschläge mit dem Smartphone fotografieren und digital einreichen. Außerdem lassen sich so ein Pflegegrad oder ein Hilfsmittel beantragen, ein Wunschtermin bei einem Arzt buchen oder die Medikamente online im Blick behalten. Andere Pflege-Apps bieten Pflegegradrechner, eine Suchfunktion nach Pflegediensten in der Nähe oder kostenlose Schulungsvideos. Fragen Sie nach!

3. Lassen Sie sich Aussagen der Pflegekasse schriftlich geben

"Nein, das Hilfsmittel bekommen Sie von uns nicht!" "Nahe Verwandte dürfen keine Verhinderungspflege machen!" Haben Sie so etwas schon einmal am Telefon gehört? Mündliche Auskünfte haben rechtlich keinen Bestand. Bestehen Sie darauf, von der Kasse eine schriftliche Auskunft zu bekommen. Manchmal löst sich das Problem so von selbst.

Notieren Sie sich nach dem Telefonat Datum und Uhrzeit, Aussage und Name des Sachbearbeiters. Das macht kurzfristig mehr Arbeit, spart aber Zeit, falls es später heißt: "Wer hat Ihnen das gesagt?" Vorsicht bei Widersprüchen: Gelegentlich fordern Kassen Versicherte etwa telefonisch dazu auf, ihren Widerspruch zurückzunehmen – etwa mit dem Argument, er sei chancenlos. Am besten ignorieren.

4. Berufen Sie sich auf Gesetze

Immer wieder berichten Angehörige von falschen oder unvollständigen Auskünften der Kasse. Machen Sie die Person freundlich, aber bestimmt auf die Rechtsgrundlage aufmerksam und bitten Sie um schriftliche Stellungnahme. Informationen zu gesetzlichen Regelungen bekommen Sie bei Pflegestützpunkten, Sozialverbänden oder (Online-)Selbsthilfegruppen. Manchmal dauert es etwas, bis kurzfristige Änderungen bei der Kasse ankommen. Das zeigte sich etwa, als die Pflegehilfsmittel-Pauschale in der Coronakrise angehoben wurde, um Preissteigerungen abzufangen: Viele Sachbearbeiter wussten davon anfangs offenbar nichts.

Meine Erfahrung

"Oft verlangen die Kassen unnötigen Papierkram – etwa zur Verhinderungspflege. Was viele nicht wissen: Man muss nicht jedes Mal am Anfang des Jahres einen Antrag einreichen. Es reicht, einen einzigen Antrag ohne Enddatum zu stellen: Der gilt, solange Anspruch besteht – auch rückwirkend, etwa für den Fall, dass der Pflegebedürftige verstirbt und im laufenden Jahr noch keine Leistungen genutzt wurden."
Ansel Steinhauer, pflegt ihren Sohn

5. Legen Sie einen Ordner an

"Heften Sie alle Schreiben ordentlich ab, sonst verbringt man später viel Zeit mit der Suche", rät Günther Schwarz von der Alzheimer-Beratungsstelle der Evangelischen Gesellschaft in Stuttgart. Vorne sollte der Bescheid über den Pflegegrad sein, so Pflegeberaterin Angelika Niedermaier: "Der ist heilig!" Weil man ihn oft vorzeigen muss, am besten mehrere Kopien dazulegen und einscannen. Bei der Einteilung des Ordners hilft es, nach Themen zu sortieren. Zum Beispiel so:

"Vorsorgedokumente" (Vollmacht bzw. Betreuungsverfügung, Bankenvollmacht, Patientenverfügung)
"Krankengeschichte" (Entlassbrief, Medikationsplan, Arztberichte, Übersicht über Therapien, …)
"Hilfsmittel" (ärztliche Verordnungen, Anträge, Herstellerinformationen, ggf. Widerspruch. Auch Lieferscheine!)
"Pflege" (Gutachten des Medizinischen Dienstes, Pflegedienstvertrag, Quittungen zur Verhinderungspflege, Renteninformation für Angehörige, …)
"Sonstiges"

6. Führen Sie einen Kalender

Tragen Sie wichtige Daten ein, wie den Stichtag Ende Juni (Verfall des Entlastungsbetrags aus dem Vorjahr) oder wann Sie nach einer Kurzzeitpflege suchen müssen (ideal ist ein halbes Jahr vorher). Haben Sie eine Ablehnung der Kasse bekommen? Für Widersprüche gilt eine Frist von vier Wochen. Fett eintragen!

Vermerken Sie als Termin auch die Abrechnung der Verhinderungspflege (dabei springt eine Person an Ihrer Stelle bei der Pflege ein). Beraterin Niedermaier rät, monatlich einzureichen. Hängen Sie eine Tabelle nahe der Tür auf, in der Sie gleich Datum, Stundenzahl und Bezahlung eintragen. Lassen Sie die helfende Person direkt unterschreiben.

7. Behalten Sie den Überblick über Budgets

Von der Kasse stehen Ihnen verschiedene Geldtöpfe zu. Aber wie viel ist noch da? Manchen hilft es, sich am Papier oder Computer eine Aufstellung über das Jahresbudget zu machen und z. B. dreimal im Jahr den aktuellen Stand auszurechnen. Wem das zu mühsam ist: "Man kann immer bei der Pflegekasse anrufen und sich über den Kontostand informieren", sagt Villeneuve. Achtung: Rechnen Pflege- oder Betreuungsdienste bei der Kasse ab, gibt es meist eine kleine Zeitverzögerung. War also heute ein Betreuungsdienst bei Ihnen und hat Leistungen im Wert von 50 Euro erbracht, weiß die Kasse nicht sofort darüber Bescheid – die Rechnung muss ja erst bei ihr einlangen.

8. Geben Sie Aufgaben ab

Manche Dinge lassen sich delegieren: Mit einer Abtretungserklärung rechnen etwa Betreuungsdienste direkt mit der Kasse ab. Auf Anfrage überweisen manche Kassen das Verhinderungspflege-Geld direkt aufs Konto der Ersatzpflegeperson. Die Bürokratie wächst Ihnen über den Kopf? Wer die finanziellen Mittel hat, kann Helfer ins Boot holen. Pflegeberater und manche Pflegedienste bieten an, den Bürokram gegen Geld zu erledigen.

9. Belege aufbewahren

Anschaffungen und Quittungen unbedingt aufbewahren! Besonders bei privat Versicherten: Sie müssen meist in Vorkasse gehen und dann bei Kasse/Beihilfe um Erstattung bitten. Um den Versand wichtiger Dokumente zu beweisen, ist ein Einschreiben sinnvoll. "Das lohnt sich etwa, wenn es mit dem Stichtag knapp ist. Bei Anträgen zählt der Poststempel, um rückwirkend Leistungen zu bekommen", sagt Villeneuve von der Angehörigenschule.